Objaśnienie


Rozliczenia dokonujemy w celu uregulowania wzajemnych należności oraz zobowiązań, np. między przedsiębiorstwem i dostawcami, pracodawcami i pracownikami. System Hrappka umożliwia szybkie rozliczanie pracowników w oparciu o grafik lub zestawienie godzin w stawkach oraz możliwość wczytania wypełnionego arkusza do systemu.

Aby rozliczyć zlecenie, w pierwszej kolejności należy zawrzeć umowę pomiędzy pracownikiem a klientem. Instrukcje dotyczące dodawania umowy znajdziesz tutaj. W kolejnym kroku opcjonalnie możemy wypełnić grafik. Sprawdź tutaj jak to zrobić. 

Po uzupełnieniu grafiku godziny pracy pojawią się automatycznie w rozliczeniu pracownika w siatce godzin.



Kroki w systemie


 W celu rozliczenia zlecenia należy wejść w moduł Rozliczenia. 

Kolejno wybieramy okres, za który chcemy rozliczyć pracownika, następnie z listy wybieramy klienta, z którym pracownik zawarł umowę. W celu szybszego wyszukania umowy do rozliczenia możemy wyszukać ją po tagach jakie były na niej dodane lub po tagach na pracowniku. Istnieje także możliwość wyszukiwania poprzez status akceptacji klienta.

 Po wyfiltrowaniu klienta oraz pracownika, którego chcemy rozliczyć w sekcji “Rozliczenie pracownika” w  nierozliczonych umowach należy kliknąć w przycisk “Rozlicz”.


Krok 1 - Stawki:

Po kliknięciu znajdziemy się w siatce godzin, w której pojawią się wszyscy pracownicy, którzy mają zawartą umowę w danym okresie z klientem. Jeśli interesuje nas konkretny pracownik oraz umowa do rozliczenia mamy możliwość wyfiltrowania pracownika po typie umowy, tagach na umowie, tagach na pracowniku, statusie pracownika, stanowisku oraz projekcie. W przypadku gdy pojawią się pracownicy, których nie chcemy rozliczyć w danym momencie istnieje możliwość pominięcia. W przypadku osób , które mają dodane “braki”, np. brak rachunku bankowego, brak ważności legitymacji lub niedoniesienie CV jest także możliwość masowego pominięcia.

Po wyszukaniu pracownika, którego chcemy rozliczyć, w siatce godzin pojawią się stawki, które pracownik ma na umowie oraz w przypadku gdy uzupełniliśmy godziny na grafiku automatycznie pojawią się w rozliczeniu. Kiedy natomiast nie uzupełniliśmy grafiku możemy to zrobić teraz. Po wpisaniu ilości godzin system automatycznie wylicza kwotę brutto.

Aby przejść do następnego kroku rozliczenia należy kliknąć przycisk “Akceptuj” lub kiedy chcemy dokończyć rozliczenie w innym terminie klikamy przycisk “Zapisz”. 


Krok 2 - Potrącenia:

Po kliknięciu Akceptuj zostaniemy przeniesieni do kolejnego etapu jakim jest dodanie potrąceń. W celu kontynuowania rozliczenia w kolumnie “krok 2 Potrącenia” należy kliknąć przycisk “Dodaj”. Przejście tego kroku jest konieczne, jednak nie ma konieczności dodawania potrącenia lub zwrotu. W tym miejscu możemy dodać potrącenie, zwrot lub premię. Kiedy chcemy przejść dalej bez dodawania żadnego z przedmiotów należy kliknąć “Akceptuj”.


Krok 3 - Płatności:

W kolejnym kroku możemy już wygenerować rachunek. Aby to zrobić, w kolumnie “Krok 3 Rachunki/lista płac” należy kliknąć w przycisk “Generuj”. Po kliknięciu w przycisk zostaniemy przeniesieni na stronę z listą wygenerowanych rachunków.

W tym miejscu pojawią się informacje dotyczące rozliczenia. Aby była możliwa płatności rachunku, w kolumnie “Status” należy zmienić status na “Podpisany”. Po wykonaniu tej czynności możemy przejść do modułu Płatności, w celu zrealizowania płatności oraz wyeksportowania płatności do banku.

Płatność możemy zrealizować na kilka sposobów.

    1. Pierwszym z nich jest zaznaczenie checkboxem płatności oraz najechanie na przycisk “Akcje” znajdujący się w górnej sekcji, który uaktywnia się w momencie zaznaczenia płatności. Na przycisku “Akcje” wybieramy “Oznacz jako zapłacone”. Po kliknięciu pojawi się okno, w którym określamy datę płatności oraz typ (przelew, gotówka, karta, skonto, inny). Możemy także dodać notatkę do płatności. Po wykonaniu tych czynności klikamy w przycisk “Oznacz jako zapłacone”.

    2. Drugim sposobem jest dodanie płatności poprzez kolumnę “Akcje”. W tej kolumnie znajduje się przycisk “Płatności”, w który należy kliknąć. Po kliknięciu pojawi się okno, w którym należy kliknąć “Dodaj nową płatność”. Kolejno pojawi się okno z kwotą netto do wypłaty, datą wypłaty, typem, numerem konta oraz możliwością dodania notatki. Kiedy wszystko się zgadza należy kliknąć przycisk “Dodaj nową płatność”.

    3. Trzecim sposobem jest oznaczenie płatności jako zapłaconą w momencie eksportu płatności do banku. W tym celu zaznaczamy płatność, którą chcemy wyeksportować. Po zaznaczeniu płatności,  w górnej sekcji uaktywni się przycisk “Eksport płatności”. Po najechaniu na niego pojawią się formy eksportów do banku. Eksport CSV, Eksport BZWBK, Eksport MULTICASH PLI (akceptowany przez większość banków), Eksport MT103 (oznacza przelewy zagraniczne) oraz Eksport CITIBANK. Po wybraniu interesującego nas eksportu, pobierze się plik tekstowy umożliwiający wyeksportowanie go do banku. Pojawi się także okno, w którym możemy oznaczyć płatność jako zapłaconą lub nie. W momencie gdy chcemy oznaczyć płatność jako zapłaconą należy kliknąć w przycisk “Oznacz jako zapłacona".