Pełny proces dodawania rekrutacji
Stworzyliśmy 4 kroki dodawania rekrutacji:
- Dane rekrutacji
- Wybór ankiety rekrutacyjnej
Dodaliśmy możliwość wybrania istniejącej ankiety i ewentualnie jej edycji lub stworzenia nowej ankiety.
- Dodanie zgód RODO
Domyślnie zaznaczone są zgody, które zostały zdefiniowane w ustawieniach. Z poziomu dodawania rekrutacji możemy odznaczać i zaznaczać zgody z ustawień oraz dodać nową zgodę.
- Multiposting ofert
Ostatni krok dodawania rekrutacji umożliwia masowe opublikowanie oferty pracy na zewnętrznych portalach ogłoszeń.
W każdym momencie proces tworzenia rekrutacji można przerwać klikając Zapisz i zakończ.
OCR plików CV
Aby usprawnić Państwu dodawanie do systemu kandydatów usprawniliśmy parsowanie plików CV do systemu, w celu automatycznego tworzenia profili kandydatów. Wstawione do systemu CV powinno stworzyć profil kandydata z podstawowymi danymi osobowymi, takimi jak imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu. Co więcej, jeżeli system odnajdzie w CV słowo, które zostało zdefiniowane w Rekrutacja > Ustawienia rozpoznawania CV to automatycznie doda ten tag na profilu pracownika.
Plik CV można dodać przeciągając pliki z komputera do okna rekrutacji i umieszczając w folderze CV do analizy.
Można też wstawić CV do konkretnej rekrutacji, klikając w ikonę przesyłania znajdującą się w górnym menu po prawej stronie.
Anonimizacja danych
Aby umożliwić Państwu działanie zgodnie z RODO wdrożyliśmy anonimizację danych osobowych pracowników i kandydatów.
Profile osób zanonimizowanych są domyślnie ukryte na listach oraz mają zaciemnione dane osobowe, adresowe i kontaktowe (widoczne jest tylko imię oraz pierwsza litera nazwiska), nie jest możliwe też podejrzenie szczegółów pracownika.
Aby zanonimizować osoby, które wyraziły chęć zapomnienia lub co do których danych nie mamy podstaw do przetrzymywania możemy:
- w Ustawieniach > RODO > Anonimizacja zaznaczyć je checkboxem, a następnie kliknąć w przycisk “Anonimizuj” (na liście dostępne są wszystkie osoby, których zgody uzyskano i są przeterminowane oraz które nie posiadają w systemie żadnych umów),
- zaznaczyć pracowników na liście pracowników / kandydatów oraz wybrać przycisk "Więcej opcji" nad tabelą, następnie RODO i Anonimizuj,
- na profilu pracownika wybrać zakładkę Więcej, a następnie RODO > Anonimizuj.
Z poziomu zakładki Anonimizacja istnieje również możliwość pozyskania zgód od kandydatów, którym kończy się ważność pozyskanych wcześniej zgód.
Profile osób zanonimizowanych są domyślnie ukryte na listach. W filtrach stworzyliśmy możliwość ich wyfiltrowania, klikając w filtry nad tabelą i wybierając Tak przy Pokazuj zanonimizowanych.
Historia kontaktu i komunikacja z Klientami i pracownikami w ramach systemu
Stworzyliśmy zakładkę Historia kontaktu na pracowniku oraz Kliencie (od w czwartku historia kontaktu będzie również dostępna na kandydatach). Nowa zakładka zawiera informacje dotyczące historii kontaktu z daną osobą, w tym kontaktu mailowego, telefonicznego i SMSowego (jeżeli posiadają państwo odpowiednio skonfigurowaną aplikację mobilną lub SMSapi).
Nowa zakładka tworzy pełniejszą historię kontaktu z Klientem oraz umożliwia sprawną wysyłkę nowych wiadomości, a także odpowiadanie na maile. Nawet gdy nie macie Państwo skonfigurowanej poczty w ustawieniach, to w sytuacji gdy klient bądź pracownik odpisze na wiadomość mailową wysłaną z HRappki, pojawi się ona w historii kontaktu. Co więcej, otrzymacie państwo stosowne powiadomienie, zarówno systemowe, jak i mailowe.
Zachęcamy do zintegrowania firmowej skrzynki email z systemem HRappka oraz zezwolenie systemowi na parsowanie (przetwarzanie) skrzynki (jest to możliwe w Ustawieniach > Konfiguracja > Poczta). Spowoduje to, że wszystkie maile, które będą przychodziły na Państwa skrzynkę email i zostaną powiązane z adresami email pracowników i Klientów, zostaną zapisane w zakładce kontaktu i otrzymacie Państwo powiadomienie systemowe.
Mamy nadzieje, że usprawni to Państwa komunikację z pracownikami i Klientami.
Przydatne linki:
Powiadomienia na listach
Na listach (np. pracowników), przy nazwie elementu, dodaliśmy ikonę z liczbą nieodczytanych powiadomień powiązanych z danym obiektem (jeżeli takie istnieją). Pozwoli to szybko zidentyfikować akcje konieczne do wykonania na danym obiekcie.
Powiadomienia dostępne są na listach pracowników, aplikacji, klientów, umów, rekrutacji, faktur, projektów, ofert, umów z Klientami, samochodów, mieszkań.
Co więcej, w filtrach nad tabelą umożliwiliśmy filtrowanie jednostek, które posiadają nieodczytane powiadomienia.
Działanie na listach:
- Kandydaci
Dodaliśmy kolumnę Zewnętrzne ID w module Rekrutacja > Kandydaci oraz w module Projekty, na konkretnym projekcie, w zakładce Pracownicy.
- Zezwolenia
Na liście zezwoleń (w module Pracownicy > Zezwolenia oraz w zakładce zezwolenia na pracowniku), stworzyliśmy możliwość wyświetlenia na liście kolumny z notatką.
W Start > Analizy, w raporcie “limity czasu pracy u klientów” - dodaliśmy kolumny Bieżąca umowa, Najświeższa umowa oraz Pierwsza umowa.
Kolumny można włączyć korzystając z przycisku zębatki nad tabelą.
Wydruki
Dodaliśmy możliwość wydruku dowolnej treści na projekcie. Zmienne zawierają m.in. dane projektu, atrybuty i dane Klienta. Wydruki należy stworzyć w Ustawienia > Wydruki, a wygenerować je można na konkretnym projekcie, klikając w ikonę drukarki.
Na wydruku o typie inny umożliwiliśmy wstawianie atrybutów rekrutacji. Są dostępne po kliknięciu prawym przyciskiem myszki na edytorze.
Nowe powiadomienia
Dodaliśmy powiadomienie o wykonaniu dodanego w systemie zadania. Będzie ono wysyłane do operatora oraz obserwatora zadania. Co więcej, po modyfikacji zadania (np. zmianie statusu z wykonane na niewykonane), użytkownik przydzielony do zadania otrzyma stosowne powiadomienie.
Pozostałe
- Stworzyliśmy możliwość dodania daty urodzenia na Kliencie oraz na liście Klientów dodaliśmy kolumnę data urodzenia oraz wiek. Pole daty urodzenia na Kliencie można włączyć w Ustawieniach > Konfiguracja > Formularze > Klienci, a kolumnę można włączyć klikając w ikonę zębatki nad tabelą.
- Dodaliśmy możliwość nadania użytkownikowi uprawnienia tylko do rekrutacji, których jest opiekunem (oraz dostęp tylko kandydatów z tych rekrutacji). Uprawnienia można nadawać w Ustawieniach > Główna > Użytkownicy.
Zapraszamy do wypróbowania nowych rozwiązań i jednocześnie informujemy, że na czwartek zaplanowana jest następna aktualizacja systemu, która wprowadzi wiele nowych funkcjonalności.