Objaśnienie

    W pracy Agencji jest wiele dat, o których należy pamiętać. Szczególnie ważne jest, aby nie zapomnieć o datach ważności dokumentów pracowników zagranicznych - oświadczeń o powierzeniu pracy, wiz, paszportów. Jednak nie dotyczy to wyłącznie obcokrajowców, polscy pracownicy też posiadają dokumenty, których ważność po pewnym czasie dobiega końca, np. paszport, dowód osobisty, legitymacja studencka. 

    Poza tym, nietrudno w Agencji o przeładowanie informacyjne, bez klarownego podziału na zakresy informacji, do których konkretni pracownicy administracyjni Agencji powinni mieć dostęp. 


Funkcjonalność systemu

    System HRappka.pl umożliwia ustawienie powiadomień dla każdego rodzaju dokumentu, który ma określoną datę ważności. Niewątpliwie ułatwia to codzienną pracę w Agencji, w której formalności nie brakuje. 

    Tym sposobem nie trzeba pamiętać o tym, że danemu pracownikowi kończy się umowa, oświadczenie, wiza, czy inny dokument, który uprawnia go do pracy w Agencji. Wystarczy skonfigurować powiadomienia w ustawieniach systemu - kilka słów o tym, jak to zrobić, znajdziecie Państwo poniżej. Wówczas system będzie generować i przesyłać na wskazane adresy e-mail krótkie wiadomości przypominające na kilka, kilkanaście lub kilkadziesiąt dni przed upływem daty ważności dokumenty. 

    Co więcej, program daje możliwość przydzielenia użytkownikom powiadomień dot. informacji, które są bezpośrednio związane z obejmowanymi przez nich stanowiskami. Tym sposobem, jeżeli rekruter potrzebuje wyłącznie informacji dot. kandydatów, może dostawać wyłącznie powiadomienia z tego obszaru. 


Konfiguracja systemu 

    Program może generować powiadomienia dwoma drogami: mailową lub systemową (dzwoneczek w prawym górnym rogu). Wyboru dokonuje każdy z użytkowników w ustawieniach własnych systemu. 


    W ustawieniach własnych w zakładce “Powiadomienia” należy wybrać typ powiadomienia, które program ma generować. “Email” oznacza, że system będzie wysyłał wyłącznie powiadomienia na skrzynkę użytkownika. Z kolei opcja “system”, że program będzie wyświetlał powiadomienia wyłącznie po zalogowaniu się do systemu (dzwonek zmieni kolor na ostrzegawczy i będzie się poruszał). Natomiast “Email + System” łączy dwie opcje opisane powyżej.

    

    Ponadto w tym miejscu należy wybrać, o czym ma być powiadamiany użytkownik. Zmiany zapisane w ustawieniach własnych są nadrzędne nad ustawieniami opisanymi poniżej, których dokonuje się w Ustawienia->Konfiguracja->Powiadomienia

Przykład: jeżeli w ustawieniach globalnych systemu istnieje zapis, że Administratorzy są powiadamiani o kończących się umowach pracowników, a jeden z Administratorów w ustawieniach własnych nie wyrazi chęci otrzymywania takich powiadomień - nie będzie ich otrzymywać. 

Ważne! Każdy użytkownik systemu (niezależnie od roli) samodzielnie wybiera obszar, o którym ma być powiadamiany przez system. Administratorzy nie mają dostępu do ustawień własnych użytkowników.

Kroki w systemie

    Aby skonfigurować powiadomienia w systemie, należy wybrać w Ustawieniach systemu zakładkę Powiadomienia. Następnie po lewej stronie wybieramy interesujący nas obszar, którego mają dotyczyć powiadomienia, np. pracownicy czy umowy. W kolejnym etapie definiujemy:

  1. na ile dni przed upływem końca ważności dokumentu system ma wygenerować powiadomienie (zakładka Ogólne),

  2. kto ma być powiadamiany o zmianie statusu m.in. na pracowniku, Kliencie, umowie (pozostałe zakładki po lewej stronie). 

Przykład

    Przyjmijmy, że zależy nam, aby powiadomienia o zmianie statusu na umowie przychodziły droga mailową do Pani Kadrowej. 

Co należy zrobić? Upewniwszy się wcześniej, że nie brakuje potrzebnych statusów (artykuł o tym jak dodaje się statusy znajduje się w bazie wiedzy systemu), przechodzimy do zakładki Powiadomienia, po lewej stronie wybieramy zakładkę “umowy”. 

    Następnie definiujemy, którzy użytkownicy lub grupa użytkowników powinni otrzymywać powiadomienia o zmianie statusu umowy. Wówczas, gdy umowa zmieni swój status np. na podpisana, wybrany użytkownik otrzyma powiadomienie drogą wybraną w ustawieniach własnych systemu.